Sumber : http://kesekretarisan.blogspot.com/

UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL
diunduh dari:http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/

1. Latar Belakang PermasalahanDi zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi§ Terampil dalam mengelola kantor§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional2. PermasalahanAdapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektifKurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasiTingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusiKurangnya kemampuan dalam menangani tugasKemampuan mengembangkan skill Human RelationsTanggung jawab dalam bekerjaKurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris3. Pembahasan PermasalahanSebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.§ Definisi SekretarisSekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasiaSekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasiaBerarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :§ Professional Secretaries International (PSI) :Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektifSeorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasiSekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpinTingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusiSekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.Kurangnya kemampuan dalam menangani tugasTugas-tugas sekretaris itu meliputi :1. Tugas AdministrasiTugas ini meliputi :§ Korespondensi§ Filling§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan§ Mengurus surat masuk dan surat keluar§ Travel Arrangements§ Organize meeting§ Making appointments§ Handling all confidential matters2. Tugas Receptionist§ Menerima dan menjawab telepon§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan3. Tugas Keuangan§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan4. Lain-lain§ Personal matters§ Monitoring and procuring orderContohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya§ Menterjemahkan§ General Affair dutiesContohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.Kemampuan mengembangkan skill Human RelationsKemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.Penjabarannya adalah sebagai berikut :1. Team Work : mampu bekerja sama dalam teamà Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.2. Positif ThinkingKomponen yang positif pada first impression :§ Sebut nama lawan bicara Anda§ Sambut tamu di pintu ruang Anda§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu§ Salam dan mengulurkan tangan§ Jangan bicara terlalu pesan / keras§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang3. Good reminder :Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.4. Discrete :à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan5. Tactful :à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.6. Tanggung jawab dalam bekerjaSeorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretarisPada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaanAda banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisanDisamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)§ Memahami emosi orang lainProfesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:§ Pengambilan keputusan§ Kepemimpinan§ Kepuasan pelanggan§ Kerjasama dan saling percaya4. KesimpulanPeranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

Professional Secretary
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
Objective1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan Outline1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY* Pentingnya Kepercayaan Diri* Berfikir dan bersikap Positif* Membangun Citra Diri 2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi* Komunikasi antara pribadi 3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF* Stress Waktu* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja 4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS* Macam-macam Pertemuan Bisnis* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
Cara Menjadi Sekretaris Profesional1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.4. Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. 5. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.7. Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.9. Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

Duh... pusing ney.. skrg dh kls 3 smk..
bentar lagi kelulusan...
mudah2an aj w & tmn2 w lulus semua...
AMIen.....................YA ALLAH...

w mesti belajar lebih giat lagee ney...

w ga bakal ngelupain kenangan w selama di smk..
target w sich pengen lulus, trz kerja sambil kuliah..

temen2,....w ga bakal ngelupain loe semua..
seumur hidup w.............

tmn2 qu tercinta..
jangan lupa sama w ya..
kalau Qt dh lulus nanti...

klo bisa walaupun kita dh pd kerja,qt msh tetap komunikasi..

RAhasia Di baLik dunia kehidupan

Ya Tuhan......
Dunia ini gelap..
Dunia ini penuh dengan guratan dosa..
Kilatan waktu yang penuh dengan duka..
sediKit taWa dan penuh tetesan air mata..
Sungguh banyak liku yang harus dilewati..
Liku yang tak bisa lepas dari kehidupan seseorang..
TRim's.. Ya Allah..
KAU berikan cahaya dalam hidupqu...
KAU terangi hatiku ysng hitam tertutup kabut dosa..
KAU beriku kekuatan melewati semua luka kehidupan...
akan Qu rsngkul bebAn duri kehidupan ini...
ku bawa sampai batas kehi..
walau kadang lelah,namun qu pasti mampu..
qu yakin KAU akan selalu ada dalam bisikan keimanan yang menyertaiku..
KAU lah rahasia di balik kehidupan..
yang jauh namun dekat dibalik tetesan air mata ampunan..
KAU dekat..
Dekat..
menelusup darah orang-orang yang mengingat-MU..